Richtlijnen voor social media zijn nu in 2021 nog steeds belangrijk. Bij het posten van bedrijfscontent is het nog steeds nuttig en relevant om richtlijnen te hebben. Wat mag wel en vooral niet gepost worden op social media?
Het is belangrijk om aan je medewerkers duidelijk te maken dat deze richtlijnen er niet zijn om hun creativiteit te beperken. Deze richtlijnen zijn vooral om te enthousiasmeren. Benadruk daarom wat juist wel kan en mag. Zo maak je er toch nog iets positiefs van.
Waarom richtlijnen voor social media?
Deze richtlijnen kunnen gebruikt worden voor zowel bedrijfsaccounts als voor hun eigen account. Dan geef je je medewerkers duidelijkheid.
1 Moedig je medewerkers aan
Moedig je medewerkers vooral aan om content van het bedrijf te delen. Medewerkers kunnen als ambassadeurs een belangrijke rol spelen. Zij kunnen namelijk helpen bij het verspreiden van de boodschap van de organisatie.
2 Angst wegnemen
Neem de angst bij hen weg om content te delen. Soms durven medewerkers geen content te delen omdat zij bang zijn om fouten te maken. Neem deze onzekerheid bij hen weg door duidelijk te maken wat wel en wat niet mag.
3 Eigen handelen
Zorg ervoor dat medewerkers bewust zijn van hun eigen handelen op social media. Wanneer is het bijvoorbeeld handig om een post te laten controleren door een leidinggevende? Wat kan niet gedeeld worden?
De richtlijnen
Als je richtlijnen schrijft, zorg er dan voor dat het een fijn en leesbaar bestand is om te lezen. Voorbeelden helpen hierbij ook goed.
1 Duidelijke rollen binnen je team
Het is belangrijk om vast te stellen wie wat doet. Wie beheert de social media-accounts? Wie plaats wat op welk kanaal en op welke manier? Denk hierbij onder andere aan:
- Dagelijkse plaatsing van berichten
- Strategie en planning
- Adverteren
- Goedkeuring (wettelijk of financieel)
- Crisiscommunicatie
- Social Media-training voor medewerkers
2 Basisrichtlijnen
- Begrijp het medium waarop je post. Instagram is bijvoorbeeld een goed kanaal om foto’s te posten met een kort stukje tekst eronder. Op Facebook kan de tekst wat langer zijn. Op LinkedIn plaats je professioneel geschreven stukken. Denk goed na over het medium waarop je post, zodat je het juiste publiek aanspreekt. Kijk ook goed naar de gedragsregels van het kanaal. Dat verschilt namelijk. Begrijp het kanaal eerst en begin dan met communiceren.
- Wees er bewust van dat jij een vertegenwoordiger bent van de organisatie. Weeg hiervan de verschillende opties af bij het reageren op de berichten van andere personen.
- Identificeer altijd. Als je reacties vanaf een bedrijfsaccount afsluit, zet dan altijd je initialen erbij. Vooral bij een klantenservice zoals Facebook en Twitter. Zo weet de persoon waarmee je communiceert met wie zij te maken hebben en bij wie zij de volgende keer terecht kunnen.
- Stel waarde vast tijdens het communiceren. Communiceren moet zin hebben. Stel dus altijd een doel vast met je berichtgeving. Stel jezelf ook de vraag: voor wie schrijf ik dit bericht?
- Heb respect voor je publiek. Je weet nooit hoe de andere waarmee je communiceert zich voelt. Houd hier rekening mee en probeer jezelf altijd in de situatie van de ander te verplaatsen.
3 Uitleg van je contentstrategie
Als je medewerkers er bewust van zijn dat er een doelbewuste contentstrategie is, kunnen ze daaraan bijdragen. Leg de doelen vast, laad consequent je merkwaarden en verleid klanten voor sales.
3 Leg de themalijnen uit
Het is van belang om over dezelfde thema’s te blijven communiceren. Op die manier ben je consequent en met structuur bezig om je merk te laden. Leg uit waarom bepaalde themalijnen zijn gekozen en welke type content op bepaalde themalijnen worden ingezet.
4 Doelgroepen
Leg medewerkers uit welke doelgroepen belangrijk zijn. Op die manier is het voor hen duidelijk op wie zij zich het beste kunnen richten. Het is beter om een gerichte boodschap te versturen, dan alles aan iedereen te versturen.
5 Campagnes
Als je campagnes deelt via social media, neem deze dan ook op in je richtlijnen. Op die manier weten medewerkers wat ze kunnen verwachten en hoe zij deze kunnen versterken.
6 Stijl
Als je denkt aan stijl, dan kun je denken aan de tone of voice, het soort content per kanaal, hashtags en tagging. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen dat je op Instagram fotografie plaats. Op LinkedIn kun je bijvoorbeeld meer thought leadership uitdragen.
7 Compliance
Maak medewerkers bewust van wat wel en wat niet op social media mag. Er zijn namelijk dingen zoals copyright en rechten met afbeeldingen. Dit zijn twee zaken waar een medewerker niet bekend mee is. Maar bijvoorbeeld ook privacy. Weten medewerkers hoe zij moeten omgaan met de privégegevens van klanten? Wat mag er wel gedeeld worden qua informatie en wat is een totale no go? Zorg ervoor dat dit gelijk duidelijk is.
8 Lettertypes en kleurgebruik
De kans is klein dat medewerkers zelf afbeeldingen maken, maar het is altijd handig om hier richtlijnen over te hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kleurcodes, lettertypes, enzovoort. Is jullie kleurcode bijvoorbeeld rood, dan wil je niet dat een medewerker een blauwe kleur gebruikt. Zijn jullie een juridisch bedrijf? Dan is het misschien niet slim op het lettertype comic sans te gebruiken. Door dit voor hen vast te stellen, maak je het makkelijker voor hen en voorkom je fouten.
Update je regelgeving regelmatig. Social media verandert namelijk constant, dus het is belangrijk om up-to-date te blijven. Zorg er ook voor dat je een online plek en interne plekken hebt naar waar verwezen kan worden.
Heb je wat gehad aan deze tekst? Laat het ons dan weten via social media.